System Oceny Bezpieczeństwa i Jakości jest systemem oceny Dostawców Usług Logistycznych oraz Dystrybutorów Chemicznych pod względem jakości oferowanych usług, bezpieczeństwa i higieny pracy, zagadnień środowiskowych, ochrony (security) oraz CSR (Corporate Social Responsibility. Ocena ta jest przeprowadzana za pomocą standardowego kwestionariusza przez niezależnego audytora.
Wynikiem oceny nie jest certyfikacja, lecz szczegółowy raport zawierający informacje, niezbędne dla firm chemicznych w procesie decyzyjnym w zakresie wyboru partnera logistycznego.
Organizacją odpowiedzialną za zarządzanie oraz zapewnienie integralności systemu oceny jest CEFIC-European Chemical Industry Council (Europejska Rada Przemysłu Chemicznego). Ocena dokonywana jest przy pomocy kwestionariusza odpowiedniego dla danego modułu przez akredytowanego audytora. Wyniki oceny są umieszczane w elektronicznej bazie danych i są dostępne dla członków Service Group.
W ramach systemu SQAS wydzielono pięć modułów dla różnych typów Operatorów Usług Logistycznych:
Kwestionariusz stosowany do oceny firm świadczących usługi transportowe (posiadających własne pojazdy oraz kierowców) jak również operatorów usług, którzy podzlecają usługi transportowe na zewnątrz- spedycji
Kwestionariusz ten ma zastosowanie dla firm świadczących usługi oczyszczalnia cystern i zbiorników (myjni cystern). Uzyskanie zaświadczenia jest pierwszym krokiem do wystawiania Europejskiego Dokumentu Mycia (ECD).
Kwestionariusz dla dostawców usług magazynowych- może mieć zastosowanie zarówno dla magazynów materiałów sypkich (luzem) jak i magazynów produktów opakowanych.
Kwestionariusz można stosować dla wszystkich operatorów i spedytorów kolejowych. Ocenie mogą poddawać się zarówno firmy z własną trakcją jak również operatoprzy niezależni, bez własnej infrastruktury.
Kwestionariusz ma zastosowanie dla firm świadczących usługi dystrybucji chemii. Jeśli firma oprócz działalności handlowej prowadzi również działania operacyjne, stosowane są sekcje Di i S. Jeśli firma ma charakter wyłącznie "biurowy", stosuje się sekcję Di.
Jeśli firma posiada rozpuszczalniki chlorowane, dodatkową sekcją będzie w tym przypadku Cs, ale to do przedsiębiorstwa należy decyzja, czy sekcja ta będzie podlegała ocenie.
Jeśli firma prowadzi działalność związaną z żywnością i/lub kosmetykami i/lub środkami farmaceutycznymi, dodatkową sekcją będzie F. Jeśli firma chce ukazać zgodność z zasadami dobrej praktyki dystrybucji i handlu (GTDP), podsekcja GTDP musi być dodatkowo stosowana do podstawowej sekcji F. Wtedy będzie stosowana sekcja G. Firma decyduje czy te sekcje będą poddane ocenie.
Firma może zdecydować się na ocenę wg części Cs, F lub G w każdym momencie po ocenie Di, pod warunkiem, że nie wygasła ważność Di. Ważność raportów sekcji Cs, F lub G wygasa w momencie, gdy kończy się ważność pierwotnej oceny Di.
Wynikiem wprowadzenia systemu SQAS / ESAD jest jeden proces oceny eliminujący poszczególne audyty dokonywane odrębnie przez firmy chemiczne. Zaletą takiego rozwiązania jest oszczędność czasu i środków finansowych poprzez skoncentrowanie wysiłków oraz zasobów na jednym procesie.
Ocena jest dokonywana przez audytorów szkolonych, akredytowanych oraz nadzorowanych przez CEFIC.
Raporty oceny są przechowywane w centralnej bazie danych. Jest to przejrzyste narzędzie pozwalające na łatwą analizę wyników oceny. Wgląd do danych zawartych w bazie mają firmy, którym oceniona jednostka udostępniła kod dostępu oraz członkowie Service Group (chyba, że ocenione przedsiębiorstwo zastrzegło dostęp).
Oceniona firma może udostępnić również swój raport z audytu lub jego część w postaci pliku pdf.
Firmy chemiczne używają wyników oceny w procesie zarządzania ryzykiem w zakresie wyboru parterów biznesowych. Raporty te dostarczają informacji na temat zaobserwowanych podczas procesu oceny mocnych oraz słabych stron w obszarze ich wymagań.
Wymagane jest podanie odpowiedzi na wszystkie pytania. Nie ma możliwości wyboru poszczególnych pytań. Na każde pytanie musi być udzielona odpowiedź "1"(tak) lub "0"(nie) lub "nie dotyczy", bazująca na ustnych odpowiedziach ocenianej firmy, przedstawionych dowodach i obiektywnych spostrzeżeniach asesora. Do każdego pytania asesor ma również możliwość dodawania komentarzy (np. wytłumaczenie, dlaczego została podana pozytywna lub negatywna odpowiedź). Wartość raportu znacznie wzrasta, gdy podane są komentarze opisowe wyjaśniające punktację (np. powołanie się na konkretny dokument, pozwolenie, itp.).
W przypadku, gdy podana jest odpowiedź "nie dotyczy", dodanie komentarza jest obowiązkowe (asesor musi wytłumaczyć dlaczego pytanie jest traktowane jako "nie dotyczące" ocenianych operacji).
Niektóre pytania są zaznaczone symbolem CC (Comments compulsory). W takim przypadku komentarz jest obowiązkowy, niezależnie od odpowiedzi na pytanie. Komentarze powinny zawsze dodać wartość do odpowiedzi, a nie tylko powtarzać odpowiedź lub ją popierać (przykładami komentarzy o słabej wartości będą: nie dotyczy, nie zauważono, ok).
Asesor i firma poddawana ocenie mają również możliwość dodania ogólnych komentarzy do całości oceny. Jeżeli komentarze (szczegółowe lub ogólne) podane są w lokalnym języku, powinno być dodane tłumaczenie na język angielski.
Każdy komentarz asesora powinien być obiektywny i nie oparty na osobistych lub subiektywnych opiniach.
Oceniana firma może dodać komentarze do poszczególnych pytań po zakończeniu raportu na stronie internetowej www.sqas.org
Jeżeli pytanie jest związane z odpowiednią europejską legislacją, będzie to wskazane w objaśnieniu pytania.
Pytanie może być również wskazane jako RC lub RC Imp. RC oznacza, że pytanie związane jest z programem Responsible Care ECTA (European Chemical Transport Association- Europejskie Stowarzyszenie Transportu Chemicznego). RC imp identyfikuje pytania związane z dodatkowym ulepszeniem tego programu.
PAD jest dostępny w kilku wersjach językowych. Firma, która zamierza poddać się ocenie musi skompletować dokumenty najpóźniej trzy tygodnie przed oceną i przesłać je asesorowi.
Celem PAD jest:
Proces oceny składa się z następujących kroków (uwidocznionych na poniższym schemacie):
Firma chemiczna lub członek Logistics and Distributors User Group powinna przeanalizować wyniki oceny z własnymi wymaganiami i powinna wejść w dialog z ocenianą firmą w celu zweryfikowania krytycznych elementów i omówienia ewentualnych kroków naprawczych.
Firmy chemiczne lub członkowie Logistics and Distributors User Group mogą wprowadzać zróżnicowaną punktację pytań w stosunku do przypisanego znaczenia, wykorzystując własne współczynniki wagi w trakcie analizy sprawozdań oceny (szablon).
Wszystkie oceniane firmy muszą przejść pełną ponowną ocenę w przeciągu trzech lat.
W celu ułatwienia dostępności do raportów oceny, utworzona została elektroniczna baza danych SQAS, zawierająca wszystkie raporty oceny. Baza danych dostępna jest pod adresem: www.sqas.org
Asesorzy posiadają oprogramowanie umożliwiające im wprowadzania i przesyłanie danych z wykonanych sprawozdań oceny do bazy danych. Podczas lub po zakończeniu oceny, asesor powinien wprowadzać wszystkie dane z oceny wraz z uwagami do bazy danych zgodnie z obowiązującą procedurą.
Wszystkie dane w elektronicznej bazie danych są chronione. Tylko uprawnione osoby z firm chemicznych, które są członkami SQAS Service Group i grupa Logistics and Distributors User Group, mają dostęp do raportów za pomocą unikalnych haseł.
Z uwagi na fakt, iż coraz więcej dostawców usług logistycznych dywersyfikując obszar swojej działalności oferuje obok transportu towarów usługi z zakresu czyszczenia cystern, czy też magazynowania wprowadzono rozwiązanie, które pozwala uniknąć powielanie procesu oceny.
Wcześniej w przypadkach gdy firma transportowa prowadziła również inną działalność logistyczną, np. myjnię cystern, podlegała dwóm odrębnym ocenom, tj. wg modułu transportowego Transport Service i modułu oczyszczania cystern Tank Cleaning wg kwestionariuszy specyficznych dla danej działalności.
Obecnie po wprowadzeniu podejścia modułowego można przeprowadzić ocenę systemu zarządzania z wykorzystaniem kwestionariusza głównego (Core), uzupełnionym oceną konkretnej usługi logistycznej z wykorzystaniem specyficznych kwestionariuszy.
Główny kwestionariusz (Core) dotyczy wspólnych aspektów związanych z bezpieczeństwem, ochroną zdrowia i środowiska oraz jakością systemu zarządzania każdej firmy dostarczającej usługi logistyczne. W specyficznych kwestionariuszach zawarte są pytania, które odnoszą się do konkretnego rodzaju usług logistycznych.
Pojedyncza ocena Core może być stosowana w kombinacji z dwoma odrębnymi ocenami określonej działalności. Jednak szczegółowa ocena może być połączona z oceną Core, jeśli jest przeprowadzona w ciągu jednego miesiąca od daty ostatniej oceny. Okres ten może być przedłużony do trzech miesięcy, jeżeli CEFIC wyrazi na to zgodę. CEFIC może wydać zgodę na przedłużenie lub podać powody, dlaczego zgoda taka nie zostaje przyznana. Jeśli oceny dzieli znaczny okres czasu, ocena Core powinna być przeprowadzona ponownie.
Układ taki umożliwia podejście modułowe, oceny ogólnych systemów zarządzania z wykorzystaniem kwestionariusza Core, uzupełnionym oceną konkretnej usługi logistycznej z wykorzystaniem specjalnych kwestionariuszy.
Jednostki poddane ocenie definiuje się jako każdą jednostkę dostawcy usług logistycznych. Jednostka oceniana może obejmować jedynie jedno miejsce lub lokalizację, za wyjątkiem sytuacji, kiedy miejsca są w niedalekiej odległości od siebie (do 5 km) i mają jeden zarząd i system zarządzania.
Firmy posiadające wiele lokalizacji definiuje się jako jednostki składające się z Centrali i jednostek zależnych.
W celu umożliwienia oceny multi-site obejmującej więcej niż jedną jednostkę, firma musi spełnić niżej wymienione warunki:
Ocena Centrali i podległych jej jednostek musi być przeprowadzona przez tego samego asesora. Wyjątki są możliwe, ale tylko po zatwierdzeniu przez CEFIC.
Najpierw musi być przeprowadzona ocena Centrali. Okres czasu pomiędzy przeprowadzeniem oceny Centrali i ostatnią jednostką podległą musi być krótszy niż jeden miesiąc. Czas ten może być wydłużony do trzech miesięcy, jeśli asesor przedstawi plan audytu i zdobędzie zgodę CEFIC.
Aby oszacować czas oceny, Centrala i każda jednostka jej podległa musi wypełnić dokument PAD.
Oficjalna strona systemu SQAS:
Poddanie się ocenie jest również pierwszym wymaganym krokiem jaki musi wykonać myjnia cystern, aby móc wystawiać ECD (European Cleaning Document).
Więcej informacji: